Glosario

Alta concentración: Exceso de poder o autoridad concentrada en el área o en el funcionario.

Ausencia de normas: Falta de normas que señalen los parámetros de actuación transparente de la entidad.

Inadecuada selección de personal: Los procesos de selección no son estrictos, ni tienen directrices.

Amiguismo: Los criterios para defender la ética, son remplazados por favoritismos personales.

Falta de probidad: Los directivos no son el mejor ejemplo de respeto por las normas éticas.

Desmotivación: Los funcionarios no están satisfechos con la entidad.

Fala de planeación presupuestal: Desconocimiento de principios básicos en la elaboración del presupuesto y la gestión financiera.

Jineteo de fondos: Los dineros recaudados no se registran, ni se consignan oportunamente.

Recursos tecnológicos inapropiados: Los equipos de sistemas así como el software utilizado, no corresponden a las necesidades de la entidad.

Inexactitud o atraso en la información contable y financiera: Proceso contable deficiente en controles y poco confiable en la información que genera.

 Direccionamiento desde el pliego de condiciones o términos de referencia: Desde la elaboración de los pliegos de condiciones o términos de referencia, se establecen reglas o requisitos para favorecer determinados proponentes.

Falta de estudios serios de factibilidad: Ordenación del gasto sin que exista un inventario de necesidades y estudios de factibilidad.

Fraccionamiento técnico: Con el fin de evadir los procesos licitatorios, el objeto contractual es fraccionado o dividido artificialmente, para facilitar la escogencia dirigido del contratista.

Monopolio de contratistas: Existen grupos de contratistas considerados como los únicos capaces de ofrecer determinados bienes y servicios del estado, estableciendo posición dominante en el mercado.

Ausencia de procedimientos formalizados y socializados: Los procedimientos y métodos de ejecución no están definidos en manuales, no son conocidos y se improvisan los criterios y las condiciones de decisión.

Falta de evaluación y seguimiento de los trámites y procedimientos: Los riesgos y/o puntos críticos de los procedimientos no están identificados ni están acompañados de estrategias o indicadores de evaluación.

Injerencia de la estructura de poder organizacional: Acuerdos entre los altos directivos de la entidad para la alteración o cambios frecuentes o coyunturales en los procedimientos.

 Influencia en las auditorias: Ofrecimiento de dádivas para impedir visitas de seguimiento, evaluación y/o control.

Inadecuado manejo de documentos y expedientes: Tráfico de influencias en la consulta, utilización y manipulación de los documentos y expedientes de auditoría.

 Comité de gerencia: Reunión en la que se debaten los temas administrativos del canal, y se establecen acciones para potenciar o mitigar situaciones cotidianas y/o coyunturales. El comité está conformado por el gerente, el secretario general y los directores de: producción, programación, técnica, administrativa, comunicaciones y la unidad de negocios, y como invitados el jefe de bienestar laboral y el coordinador de planeación.

Comité de contratación: Reunión en la que se establece y aprueba toda la contratación que realiza el canal. El comité está conformado por el gerente, el secretario general y los directores de: producción, programación, técnica, administrativa, comunicaciones y la unidad de negocios, y como invitados el jefe de bienestar laboral y el coordinador de planeación.

Comité de auditoría: Reunión en la que se crea, aprueba y se le da seguimiento al plan de auditoría establecido para un periodo no inferior a un año. Así mismo se realiza apoyo a la administración en temas jurídicos, contables y financieros. El comité está conformado por el gerente, dos miembros de junta directiva, el director de control interno y un asesor externo.

Comité de capacitación: Reunión en la que se define y se le hace seguimiento al plan de capacitación con una periodicidad no menor a un año, según las necesidades del canal y las solicitudes realizadas por el personal de planta adscrito al canal. El comité está conformado por el gerente, el secretario general, y los directores de las áreas: administrativa, técnica y producción.

Comité de sostenibilidad contable: Reunión en la que se le hace seguimiento al proceso contable del canal. El comité está conformado por el director administrativo, el secretario general, el tesorero, el contador y como invitado el jefe de control interno.

Comité sancionatorio: Reunión en la que se dirimen y establece mecanismos para corregir problemas de robo, pérdida o daño de elementos de propiedad del canal por parte de cualquiera de los empleados que labora en éste. El comité está conformado por el secretario general, el director de producción y el jefe de control interno.

Comité de salud ocupacional: Reunión en la que se establecen las acciones a seguir en todo lo concerniente a la salud de los empleados desde el punto de vista preventivo como correctivo. Esté comité está conformado por dos miembros de la administración y dos miembros escogidos por votación.

Grupos primarios: Reuniones periódicas realizadas por los jefes de cada área con el fin de bajar información de interés general establecida por la alta gerencia así como establecer acciones de mejora en cada uno de los procesos en que esta interviene. Estos grupos están conformados por el jefe de cada área y los empleados involucrados en cada una de estas.

Junta directiva de asociados: Reunión en la que se hace seguimiento al accionar del canal en cuanto a lo que tiene que ver con el “core” del negocio, así como los aspectos financieros, de sostenibilidad y de prospectiva del mismo. Esta junta está conformada por el alcalde de la ciudad de Medellín (o su delegado), el secretario de comunicaciones de la alcaldía, el director del Área Metropolitana del Valle de Aburra, el director del INDER, el rector del ITM, el director de ENVARIAS y un miembro externo delegado por el alcalde.

Asamblea general de socios: Reunión en la que se hace seguimiento a lo establecido en los estatutos, así como para dar cumplimiento a las funciones que la ley le otorga. Ésta reunión está conformada por el alcalde (o su delegado) de la ciudad de Medellín, el secretario de comunicaciones de la alcaldía, el director del Área Metropolitana del Valle de Aburra, el director del INDER, el rector del ITM, y el gerente de ENVARIAS.

Planes de acción: Procedimiento en el que se establecen las metas, las acciones, los responsables y los mecanismos de medición de la gestión del canal con un periodo no inferior a un año. Estos planes corresponden a los acuerdos de gestión con que se compromete cada uno de los directores de área.

Plan de capacitación: Procedimiento en el que se establecen las necesidades del canal en cuanto a capacitación de su personal, así como la forma de financiación de éste, según el presupuesto asignado por el canal y los convenios establecidos con instituciones de educación. Este plan deberá tener una vigencia no inferior a un año.

Plan de bienestar laboral: Procedimiento en el que se establecen las acciones y los indicadores tendientes a promover actividades que redunden en la mejor calidad de vida de todos los empleados por el canal. Este plan deberá tener una vigencia no inferior a un año.

Plan de actualización tecnológica: Procedimiento en el que se establecen las necesidades de tipo tecnológico del canal, así como la forma de ejecución y financiación del mismo. Este plan deberá tener una vigencia no inferior a un año.

Plan de auditorías internas: Procedimiento en el que se establece un plan de auditorías, definiendo prioridades de evaluación por parte del canal. Este procedimiento lo realiza el jefe de control interno.

Encuesta de riesgo psicosocial: Procedimiento gestionado por el canal y realizado por la ARL, en el que se hace seguimiento al sentir de los empleados del canal en cuanto a su entorno personal, familiar, laboral y relacional con cada uno de los componentes presentes en su entorno. Esta encuesta se deberá realizar una vez al año.

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